Utilizarea tot mai frecventă a documentelor în format electronic, pentru uz personal sau oficial, impune atribuirea unui nume distinct documentelor în format fizic, adică a celor imprimate pe hârtie sau alt suport. Mai pornim în a face distincția între documentele care conțin exclusiv text și documentele formate din imagini sau care conțin atât text cât și imagine. Fac aceasta, deoarece există formularea „document în format letric”. Această formulare este folosită pentru a se referi la un document tipărit pe hârtie, adică un document fizic, spre deosebire de un document electronic care nu are un suport fizic. Documentele în format electronic și documentele în format fizic pot avea în anumite condiții o aceeași valoare.
Termenul „document” are o sferă largă de semnificații, dar, în esență, se referă la o reprezentare a informației, fixată pe un suport material sau electronic, cu scopul de a transmite un mesaj, de a păstra o evidență sau de a servi ca dovadă.
Iată câteva aspecte cheie ale definiției unui document:
- Reprezentarea informației: Un document conține informații sub formă de text, imagini, sunete, date sau alte forme de reprezentare.
- Suport material sau electronic: Informația este fixată pe un suport fizic (hârtie, pergament, piatră) sau electronic (fișier digital, bază de date).
- Scopul: Un document este creat cu un scop specific, cum ar fi:
- Informare: transmiterea de cunoștințe sau date.
- Evidență: păstrarea unei înregistrări a unui eveniment sau a unei tranzacții.
- Dovadă: furnizarea de dovezi într-o procedură legală sau administrativă.
- Comunicare: transmiterea unui mesaj între persoane sau organizații.
Tipuri de documente:
Documentele pot fi clasificate în diverse moduri, în funcție de criterii precum:
- Formatul:
- Documente tipărite (pe hârtie)
- Documente electronice (fișiere digitale)
- Conținutul:
- Documente textuale (cărți, articole, contracte)
- Documente vizuale (fotografii, hărți, desene)
- Documente audio (înregistrări, podcasturi)
- Documente video (filme, videoclipuri)
- Scopul:
- Documente oficiale (acte de identitate, certificate, contracte)
- Documente personale (scrisori, jurnale, fotografii)
- Documente de lucru (rapoarte, prezentări, planuri)
Documentele joacă un rol crucial în societate, având impact în domenii precum:
- Administrație: documentele oficiale asigură funcționarea instituțiilor publice.
- Justiție: documentele servesc ca probe în procese.
- Educație: cărțile și manualele transmit cunoștințe.
- Afaceri: contractele și facturile reglementează tranzacțiile.
- Cultură: cărțile, filmele și muzica păstrează și transmit valorile culturale.
Un document este deci o reprezentare a informației, esențială pentru comunicare, evidență și dovadă, având un impact semnificativ în diverse aspecte ale vieții.
Acum, termenul „letric” provine din cuvântul „literă” și se referă la caracterul scris al unui document, indiferent de suportul pe care este imprimat. La fel, ”meric”, este despre sisteme de unități de măsură, care au metrul drept unitate fundamentală pentru lungime. Din această perspectivă însă, toate documentele scrise sunt ”letrice”, prin urmare termenul nu ajută prea mult în demersul nostru, de a face distincție între un document electronic și un document fizic.
În contextul actual, unde majoritatea documentelor sunt create și stocate în format electronic, formularea „document în format letric” a devenit utilizată pentru a face distincția între cele două tipuri de documente, deși termenul este greșit utilizat, dar oricum, limba poate fi o chestiune de decizie oficială, așa că nu mă opun prea mlt la chestia asta, chiar dacă e nițel ciudată.
Iată câteva puncte cheie legate de această formulare ușor eronată:
- Utilizare:
- Este utilizată în special în contextul instituțiilor publice, al administrației și al altor domenii unde documentele fizice încă joacă un rol important.
- Ajută la clarificarea cerințelor legate de formatul unui document, evitând ambiguitățile.
- Context:
- Apariția și răspândirea documentelor electronice au creat necesitatea unei distincții clare între cele două formate.
- Termenul „letric” a fost adoptat pentru a desemna formatul fizic, tipărit.
- Exemple de utilizare:
- „Dosarul trebuie depus și în format letric.”
- „Documentele vor fi prezentate în format letric.”
În concluzie, „document în format letric” poate fi o formulare corectă în ceea ce privește utilitatea ei, aceea de a se referi la un document tipărit pe hârtie.
Termenul „letric” se referă în principal la documente textuale, adică la documente care conțin litere și cuvinte. Deși un album foto imprimat este un document fizic pe hârtie, el nu este, în general, considerat un document „letric” în sensul strict al termenului.
Iată câteva clarificări:
- „Letric” vs. „Imprimat”:
- Termenul „letric” pune accentul pe conținutul textual al documentului.
- Un album foto este un document „imprimat”, dar nu neapărat „letric”, deoarece conținutul său principal este reprezentat de imagini, nu de text.
- Contextul utilizării:
- Formularea „document în format letric” este folosită în special în contextul instituțiilor publice și administrative, unde documentele textuale au o importanță deosebită.
- În aceste contexte, se face distincția între documentele textuale pe hârtie și cele electronice.
- Excepții:
- Dacă un album foto conține și text semnificativ (de exemplu, legende detaliate, descrieri), atunci ar putea fi considerat parțial „letric”.
- Însă, în general, un album foto este considerat un document vizual, nu textual.
Deși un album foto imprimat este un document fizic, el nu se încadrează în definiția strictă a unui document „letric”.
În concluzie, toate documentele care conțin în mare parte text scrise sunt ”letrice”, prin urmare termenul nu ajută prea mult în demersul nostru, de a face distincție între un document electronic și un document fizic. Prin urmare soluția simplă ar fi cea mai bună, documentul poate fi în format electronic și un document poate fi în format fizic.